УПРАВЛЕНИЕ ТОВАРИЩЕСТВОМ СОБСТВЕННИКОВ
ОРГАНАМИ УПРАВЛЕНИЯ ТС ЯВЛЯЮТСЯ ОБЩЕЕ СОБРАНИЕ и ПРАВЛЕНИЕ.
Общее собрание осуществляет управление ТС непосредственно и путем делегирования своих полномочий Правлению.
Председатель Правления Дорожкина Марина Ниловна
Секретарь Правления Рондель Ирина Раулевна
Офис Правления № 306, гор. тел./факс +375-17-207-19-43
ИСПОЛНИТЕЛЬНЫМ РУКОВОДИТЕЛЕМ ТС "Пономаренко 35А" является УПРАВЛЯЮЩИЙ
Левша Николай Николаевич.
Главный бухгалтер - Внук Вера Викторовна.
ОФИС АДМИНИСТРАЦИИ ТС № 224
Гор. тел./факс +375-17-202-78-14
+375-29-123-96-95
Старший администратор Амбросова Алла Григорьевна
+375-33-633-21-01
Дежурный администратор - рецепция тел. 207-22-85
ОТЧЕТ АДМИНИСТРАЦИИ
ТОВАРИЩЕСТВА СОБСТВЕННИКОВ”ПОНОМАРЕНКО 35А”
ПО РЕЗУЛЬТАТАМ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ЗА 2010 ГОД
1. ЦЕЛИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ В ИНТЕРЕСАХ ТС:
1.1. Наведение и поддержание порядка в Бизнес-центре
1.2. Оптимизация экономики ТС с максимальным уменьшением суммы затрат на содержание объекта
1.3. Создание самодостаточного обслуживающего штата, которому можно доверить функции ведения Управления недвижимости Бизнес-центра.
2. ОТЧЕТ АДМИНИСТРАЦИИ О ПРОДЕЛАННОЙ РАБОТЕ
2.1. ОРГАНИЗАЦИЯ ТС
Созданием Товарищества в интересах выполнения общих целей собственников занимаются члены Правления ТС опытные специалисты И.Р.Рондель и М.Н.Дорожкина - авторы девелоперского проекта “Бизнес-центр ИНФО” по ул.Пономаренко 35А, реализовавшие этот проект от идеи до сдачи в эксплуатацию, работая в недвижимости с 1992г., в строительстве с 1999г., имея опыт создания 5-ти Товариществ собственников.
В соответствии с п.13. Протокола 1-го заседания Правления ТС от 12.10.2010г. “Определение ответственных за разные сферы деятельности Правления”
И.Р.Рондель ведет организационную, кадровую, информационную, рекламную работу, М.Н.Дорожкина ведет работу с документами, проектирование, тендеры, приемку объекта.
Для оптимальной организации деятельности ТС в соответствии с поставленными целями разработан план стратегического развития предприятия, который включил два этапа – организационный и текущий.
Организационный этап создания Товарищества полностью организуют и ведут члены Правления, формируя штат для последующего ведения текущего этапа.
Текущий этап деятельности Товарищества будет контролироваться членами Правления.
2.1.1. ИНФОРМАЦИОННАЯ РАБОТА
Цель - достижение оперативности и прозрачности.
Наладка механизма оповещения и проведения разъяснений и обоснований большого числа собственников (140 физических и юридических лиц) и других пользователей Бизнес-центра (представителей собственников, арендаторов, руководителей и главных бухгалтеров предприятий собственников или арендаторов):
2.1.1.1. Создание сайта Товарищества собственников с привлечением к нему ежедневного внимания путем постоянного обновления новостей, размещения для ознакомления необходимых документов и различной информации, списков должников.
2.1.1.2. Создание информационного стенда - доски объявлений с постоянной актуализацией информации для привлечения постоянного внимания собственников.
2.1.2. ОРГАНИЗАЦИОННАЯ РАБОТА
2.1.2.1. Закрепление постоянных ответственных лиц за оповещение, разъяснение и побуждение выполнения необходимых для функционирования ТС действий групп собственников.
2.1.2.2. Организация разноски писем, документов, бюллетеней собственникам и представителям, находящимся в здании и приезжающим по звонку.
2.1.2.3. Рассылка почтовых отправлений собственникам и представителям, находящимся за пределами здания или города или страны и не приезжающим по звонкам, либо не выполняющим обещания
2.1.2.4. Ведение реестра подписанных документов, решенных вопросов, не отозвавшихся собственников и постоянный контроль, дозвон и досылки не отозвавшимся или игнорирующим собственникам.
2.1.2.5. В ходе информационно-разъяснительной работы с собственниками и их представителями, помимо почтовых писем, принято 325 и отправлено 219 электронных писем, создан интернет-сайт, на котором ежедневно обновляются Новости ТС и еженедельно - на специальной доске объявлений в холле 1-го этажа.
2.1.2.6. Ведущими специалистами И.Р.Рондель, М.Н.Дорожкиной, С.Н.Деревянко за 60 дней работы составлено 879 папок документов. 5 150 файлов в компьютерной папке ТС, осуществлялось делопроизводство, издание приказов, прием и написание писем, проведение тендеров на подрядчиков и поставки, заключение договоров с обслуживающими организациями и арендаторами мест общего пользования.
2.1.3. УПРАВЛЯЮЩАЯ РАБОТА
2.1.3.1. И.Р.Рондель подготовлены 15 Повесток дня, проведены 12 заседаний Правления, подготовлено 13 протоколов заседаний. По результатам подготовленных работ Правлением рассмотрено 94 вопроса, принято 187 решений.
2.1.3.2. Применив весь свой опыт, профессионализм, энтузиазм, творческую энергию и огромные усилия, Администрация ТС результативно организовала три коллективные акции за четыре месяца:
Сентябрь – сбор подписей о признании действий БМЕ не легитимными – организован сбор около 67 % голосов.
Октябрь – сбор 99,55 % голосов собственников об учреждении Товарищества.
Декабрь – организация оплат вступительных взносов – охвачены 100 %, отказывающимся платить высланы досудебные предупреждения.
Для сравнения предыдущая обслуживающая организация ИП ”БМЕ-Экспорт”на протяжении двух с половиной лет подписывала с собственниками договора на обслуживание.
2.2. ЭКОНОМИКА ТС
В экономической сфере ТС были намечены три пути экономии средств собственников:
2.2.1. Сокращение затрат в сфере обслуживания и эксплуатации здания.
2.2.1.1. Проведен тендер на обслуживание систем автоматического регулирования теплоснабжения здания. Экономия по отношению к альтернативным предложениям составила 7 млн.рублей в год, а разница с обслуживанием ИП “БМЕ-Экспорт” 5,82 млн. рублей в год.
2.2.1.2. Двум обслуживающим организациям - по системам регулирования теплоснабжения и
пожарной сигнализации предложено приемку и обслуживание за декабрь провести безвозмездно в качестве бонуса за подписание договора. Экономия от этих предложений составила 1,2 и 3,5, в сумме 4,7 млн. рублей за декабрь.
2.2.2. Сокращение затрат в сфере потребления коммунальных услуг.
Начата передача сетей на баланс городским коммунальным службам, что в дальнейшем избавит Товарищество от крупных затрат по их обслуживанию и ремонту.
Длина электрических сетей, проведенных от Петровщины 16 км. Часть из них возможно удастся передать обслуживающим коммунальным службам.
Очевидно, что экономический эффект этого мероприятия является очень значительным и будет рассчитан по уточненным данным.
2.2.3. Ведение хозяйственной деятельности, доходы от которой будут направлены на возмещение коммунальных и эксплуатационных затрат собственников.
2.2.3.1. Экономический эффект от проведенной работы по сдаче в аренду мест общего пользования составляет 3,93 млн. рублей в месяц, что соответствует 47,153 млн. рублей годового дохода (при выплаченных налогах), что в 3,5 раза больше, чем при ИП “БМЕ-Экспорт”. При этом государство получает 27 млн.руб. налогов.
2.2.3.2. Предлагается дополнительные мероприятия, осуществление которых позволит рассчитывать на компенсацию затрат в размере 4,7 млн.руб. в месяц и 56 721 600 (35 734 600 рублей в год с выплаченными налогами). Государство при этом получает 21 млн. руб. налогами.
2.2.3.4. Администрацией ТС предложено двум обслуживающим объект организациям приемку и обслуживание в декабре 2010 года провести безвозмездно в качестве бонуса за подписание договоров. Экономия от реализации этих предложений составит 4,7 млн.рублей.
Итого в случае благополучной реализации всех запланированных мероприятий планируемый размер доходов от хозяйственной деятельности достигнет 82 млн. рублей в год после выплаты налогов. Все они будут потрачены на возмещение коммунальных и эксплуатационных затрат собственников.
2.3. КАДРЫ ТС: СОЗДАНИЕ САМОДОСТАТОЧНОГО ОБСЛУЖИВАЮЩЕГО ШТАТА
2.3.1. Проведен поиск руководителей штата кадров ТС - Управляющего и главного бухгалтера. Проведены первичные переговоры, разработаны анкеты и тесты по приему на работу. Из 95 кандидатур отобраны по 2 для прохождения собеседований с Правлением, сделан окончательный выбор, получены рекомендации на принимаемых на работу специалистов.
2.3.2. Проанализирован опыт работы предыдущей обслуживающей организации.
По результатам принято решение в основном сохранить штатный состав, исключив из него должность второго электрика.
2.3.3. С работниками штата проведены беседы и достигнуты договоренности о переходе из предыдущей обслуживающей здание организации ИП “БМЕ-Экспорт” в ТС с условием небольшого повышения заработной платы.
2.3.4. Проведен маркетинг среднегородского уровня зарплат аналогичных штатных единиц и приняты решения о повышении зарплат каждому работнику в отдельности.
2.3.5. По опыту двух месяцев работы подготовлены предложения по введению дополнительных единиц – экономиста, бухгалтера, главного инженера (или инженера).
2.3.6. Постоянно проводится воспитательная работа со штатными сотрудниками по экономии средств собственников. Предложена и согласована система материального стимулирования руководителей и работников вести экономичную деятельность.
ИСКРЕННЕ ВАША АДМИНИСТРАЦИЯ ТС ”ПОНОМАРЕНКО 35А”
РЕЗУЛЬТАТЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРАВЛЕНИЯ НА 1 декабря 2010г.:
1) 21 сентября 2010г. создан и постоянно работает Информационный центр в каб. 306, ул.Пономаренко 35А.
2) Собрано большинство голосов Собственников под Коллективным посланием к ИП "БМЕ-Экспорт" о признании собрания 21 сентября 2010г. не легитимным и незаконным.
3) Создан сайт для возможности оперативного ознакомления Собственников с необходимой информацией, разослана письменная информация, призывающая Собственников активно участвовать в судьбе собственной недвижимости и соблюдении своих законных прав.
4) Сформирована Повестка Учредительного собрания, которая передана первичному инициатору создания Товарищества собственников ИП "БМЕ-Экспорт" для рассылки во исполнение Закона о совместном домовладении.
5) Подготовлены документы: Устав Товарищества собственников "Пономаренко 35А", Бюллетень для голосования общего Учредительного собрания, собраны резюме кандидатов в члены Правления.
6) Проведен расчет вступительного взноса на основании данных за предыдущие месяцы, предоставленных ИП «БМЕ-Экспорт”.
7) Создана Регистрационная группа Учредительного Собрания, избран Председатель и Секретарь собрания, Счетная комиссия.
8) Регистрационной группой с 8 по 15 октября 2010г. проведено досрочное голосование Собственников здания по вопросам Повестки Учредительного собрания.
9) В связи с несвоевременным исполнением первичным инициатором собрания ИП "БМЕ-Экспорт" решения Инициативной группы о рассылке Повестки собрания голосование продлено до 15 октября 2010 года.
10) Инициативной группой поставлена задача - собрать 100% голосов по п.2 Бюллетеня "О признании собрания 12 октября 2010г. Учредительным собранием Товарищества собственников".
11) Подавляющим большинством голосов Товарищество собственников создано 15 октября и зарегистрировано 26 октября 2010 года в Минском городском Исполнительном комитете.
12) Подобраны кандидатуры Управляющего и главного бухгалтера Товарищества собственников. Заключены трудовые контракты с ними.
13) Изготовлена печать Товаришества собственников "Пономаренко 35А"
14) Согласовано штатное расписание эксплуатирующей службы здания. Сформированному штату эксплуатирующей службы ИП "БМЕ-Экспорт" предложено в полном составе перейти на работу в Товарищество.
15) Составлены и утверждены планы, назначены комиссии и ответственные по приему-передаче общего имущества ТС, перезаключению договоров с коммунальными и другими службами, договоров с собственниками, договоров на аренду мест общего пользования.
16) Рассматривается наиболее экономичный вариант строительства помещения Товарищества собственников на площадях общего пользования. Так, аренда помещения 20кв.м обойдется Товариществу в 17 млн.руб в год, а стоимость ограждающей конструкции предлагаемого помещения - 8,5 млн.руб. единоразово.
17) Проведены переговоры с арендаторами мест общего пользования здания Товарищества собственников о заключении договоров. Доходы по этим договорам пойдут на возмещение расходов Товарищества. Предварительная сумма дохода от хозяйственной деятельности ТС по сдаче в аренду площадей общего пользования составляет 5,5 млн., что на 65% выше дохода для собственников по договорам, заключенным ранее ИП "БМЕ-Экспорт".
18) Проведено 10 заседаний Правления. Все члены Правления работают на общественных началах.
19) Готовится проект договора на управление совместным имуществом Товарищества собственников "Пономаренко 35А"
20) Планируется создать постоянный сайт в доменной зоне "by" - в соответствии с Указом Президента Республики Беларусь. Название сайта www.ts35a.by. На постоянном сайте будут размещены:
- Законодательные акты Республики Беларусь о деятельности Товариществ собственников,
- Информация для бухгалтеров,
- Текущая информация для реализации собственниками своих прав и обязанностей в соответсвии с Законом Республики Беларусь о совместном домовладении,
- Экономические выкладки и обоснования, подготовленные Правлением для принятия решений собственниками, - Планируется также разместить форум для пользователей Бизнес-центра - собственников и арендаторов.
21) Готовится Повестка дня 2-го общего собрания собственников для утверждения предварительной сметы и решения других текущих вопросов жизнедеятельности Товарищества.
22) Готовится предварительная смета на 3 месяца с 1 декабря 2010г. для утверждения общим собранием ТС.
23) В интересах собственников и арендаторов проведено разделение вступительного взноса и авансового платежа возмещения коммунальных и эксплуатационных затрат ТС. Собственники уведомлены должным образом.
24) В связи с многочисленными обращениями пользователей Бизнес-центра готовятся условия договора, позволяющие арендаторам возмещать эксплуатационные и коммунальные затраты собственников арендуемых помещений.
В работе Правления участвуют юристы трех представителей кандидатов в члены Правления, а также заинтересованные собственники с юридическим и экономическим образованием и опытом.
Правление приглашает всех собственников, арендаторов или их представителей для активного участия в работе Товарищества собственников с целью принятия наиболее экономных и оптимальных решений при управлении нашей общей недвижимостью.
